安徽卫生健康职业学院2020-2025年招标采购档案资料整理及数字化加工项目采购文件
兹有我院对安徽卫生健康职业学院2020-2025年招标采购档案资料整理及数字化加工项目进行询价采购，欢迎符合资格条件的供应商作出响应报价，现将有关事项说明如下：
一、项目情况
（一）项目概况与背景
为规范管理、提升效率、保障安全，并顺应数字化发展趋势，我校拟对历年积累的纸质招标采购档案资料进行系统性的电子化加工、标准化整理及安全存储管理。本项目旨在通过专业服务，实现档案资料的数字化、结构化、系统化管理，便于长期保存、快速检索和高效利用
本次档案整理及数字化加工服务包括对2020-2025年度招标采购资料进行扫描、著录，2020-2025年招标采购资料共包括约1020个项目（纸质资料已整理存放于背宽55mm的A4塑料档案盒中，共计约325个档案盒，约20万页，具体数量及存放位置可现场查看）。采购人将于2026年1月19日10点统一组织供应商集中踏勘现场，供应商须于2026年1月19日9点前联系张老师（联系电话：0566—3388300）报名踏勘现场。若供应商因未及时踏勘现场或踏勘工作不详细而导致的报价缺项漏项废标或成交后无法兑现服务，供应商自行承担一切后果，成交后不得以不完全了解现场情况为理由而向采购人提出任何索赔或其他不合理要求，对此采购人不承担任何责任并将不作任何答复。
成交供应商扫描、胶装等过程需在院内指定地点进行。成交供应商需自行提供项目实施所需计算机、扫描仪、打印机、胶装机、加工软件、设备耗材、移动硬盘等其他全部所需设施设备。
本项目预算为95000元，采取总价包干方式，请各供应商综合考虑为完成项目所需的仪器设备及耗材、人工等成本，采购人不再支付其他任何费用。
（二）服务范围及具体要求
1.成交供应商要在遵循《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关国家法律法规的前提下完成本次工作。工作环节主要包括：档案交接与前期准备、档案整理及数字化加工、数据备份及交付等工作，在整个实施过程中确保档案实体及信息的安全保密。
2. 档案交接与前期准备
（1）供应商需派员至我校指定库房进行现场清点、核查，并办理档案交接手续。
（2）根据档案现状，制定详细的电子化加工与整理方案、流程计划及分类标准（需经我方确认）。
3. 档案整理及数字化加工
按照分类准确、编排有序的要求整理及数字化加工，具体整理要求遵照国家档案局、人社部等相关管理规定及采购人的具体要求进行。
（1）扫描前整理要求：
根据采购人要求，对拟扫描档案进行整理，剔除不需扫描的重份文件，区分扫描件与非扫描件。
剔除卷内所有金属物，如订书针、回形针、大头针和金属夹等，对胶粘部分拆除可能破坏档案的可以不拆除，应确保不对档案原件造成二次损害。
纸张过小，很薄很脆纸张破损的等要贴在相应规格纸上（如：16K、B5、A4）。
档案整理过程中，替换掉的盒内任何材料或者工作笔记都要交给采购人,不得自行处理。
（2）档案扫描要求：
扫描色彩模式：采用彩色模式进行扫描。
扫描分辨率：不低于300dpi，对材料中有多色、红头、印章、插有照片图片、清晰度较差等无法辨识清晰的页面，要提高分辨率，要求扫描后的图像清晰，不失真、完整、不影响利用效果。
其他要求：扫描图像应与原纸质档案保持一致。扫描时做到不缺页、不重页、单页图像内容完整。
（3）图像处理要求：
纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，倾斜度不大于0.5，以符合阅读习惯。
去污：扫描产生的图像中影响质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等要去除，处理时要在不影响可懂度的前提下展现档案原貌。
图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要拼接为一个完整的图像，以保证图像整体性。
裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
（4）还原装订要求：
对于已经利用订书钉、回形针、胶装等方式装订过的资料，若为了扫描必须进行拆除，扫描后需按原方式进行重新装订，尤其是对于重新胶装的资料要其保证原文字、图像等内容的完整性。
4.数据存储要求：
（1）存储格式：单页TIFF（或符合长期保存要求的其他格式）用于存档，另生成一份PDF（可检索）用于日常利用。
（2）命名规则：文件名需与档案编号或页码对应，确保唯一性和可追溯性。
5.数据备份要求：
（1）档案数字化过程中形成的目录数据库与图像数据库，经质检确认合格后，做好数据备份。
（2）成交供应商必须保证目录数据和图像文件的一一对应关系，确保扫描图像与盒内目录全部100%正确，数字化加工成果能正常使用。
6.数字成果交付、实体档案归还与上架：
（1）交付包含全部数字图像文件（TIFF、PDF）、目录数据库、相关说明文档的存储介质（如移动硬盘），一式两份储存于不同的移动硬盘中，数据组织清晰。
（2）完成数字化后，按我方要求将实体档案整理、装盒、编号，并有序归还至指定档案柜架。
7.培训与售后服务
（1）提供数字档案检索利用的简易操作培训。
（2）项目验收后提供不少于一年的质量保证期，期间对因加工方原因造成的质量问题免费修正。
8.保密要求
（1）本项目档案数字化加工服务必须在采购人指定的场地进行。
（2）签订合同的同时成交供应商须与采购人签订保密协议，加强对工作人员的保密教育，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。
（3）成交供应商必须严格遵守国家、省、市档案保密制度及国家其它相关保密法规，必须采取措施对本项目加工过程中的档案实体和数据的保密，并保证安全。并且不得截留和向第三方泄露所涉及的档案、资料的范围、内容及最终形成的各类数据，确保档案信息的安全保密，如有违反，依法追究责任。
预算控制价：95000元。
二、供应商资格条件
1.符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定；
2.本项目不接受联合体响应；
3.具备相应服务能力；
4.供应商存在以下不良信用记录情形之一的，不得确定为成交中标人：
（1）供应商被人民法院列入失信被执行人的；
（2）供应商其法定代表人被人民检察院列入行贿犯罪档案的；
（3）供应商被工商行政管理部门列入企业经营异常名录的；
（4）供应商被税务部门列入重大税收违法案件当事人名单的；
（5）供应商被政府采购监管部门列入政府采购严重违法失信行为记录名单的。
三、响应要求
（一）本项目响应前需提供报名材料：供应商请于2026年1月19日17点前将营业执照扫描件或照片、联系人名称、联系方式等发至以下邮箱：1183751725@qq.com。
（二）本项目感兴趣的供应商，请在本询价函规定的截止时间之前，向安徽卫生健康职业学院做出一次性书面报价。本次询价只允许有一个报价，多报价的将不被接受。报价函及相关文件加盖单位公章密封后递交本单位，逾期送达的恕不接受。若为法定代表人现场递交报价函等相关材料，须向采购工作人员出示营业执照复印件（或扫描件）和身份证原件；若由委托代理人现场递交报价函等相关材料，须向采购工作人员出示针对本次项目的授权委托书原件及身份证原件。
（三）供应商提供如下材料装订成册（目录自拟，所有材料均需加盖供应商公章）
1.营业执照等资质证明材料复印件；
2.供应商法定代表人身份证复印件，如为委托代理人参与投标的还需提供法定代表人针对本项目的授权委托书（原件）和被授权人身份证复印件；
3.满足“二、供应商资格条件”中1、3、4点的承诺函（附件1：承诺函）；
4.报价函（附件2：报价函）。
（四）报价函等材料密封包装，密封处加盖骑缝章（封袋应写明项目名称、供应商名称、联系人名称、联系方式、报价日期，一式两份），否则不予接受。
四、报价函递交截止时间和地点
1.递交截止时间：2026年1月20日9时30分止。
2.地址：安徽卫生健康职业学院行政楼国资办310，池州市教育园区学院路9号。(可顺丰邮寄，以实际收到时间为准)
3.未密封、逾期送达或者未送达指定地点的，不予接受。
五、院内询价时间及地点
1.开启时间：2026年1月20日9时30分（同报价函递交截止时间）
2.开启地点：安徽卫生健康职业学院校内行政楼
六、院内询价程序及成交原则
由询价小组对所有按规定递交的报价函进行拆封、评审，并根据质量和服务均能满足询价函规定的实质性要求且报价最低的原则确定成交供应商，该供应商的报价即为成交的合同价。报价相同的，通过现场抽签确定成交供应商。
七、采购部门联系方式
联系电话：张老师05663388300
八、采购监管部门
监察审计处：0566-3388858
安徽卫生健康职业学院
2026年1月13日
附件1：
安徽卫生健康职业学院2020-2025年招标采购档案资料整理及数字化加工项目承诺函
致 安徽卫生健康职业学院：
（供应商名称）郑重承诺满足以下内容：
一、 符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定：
1.具有独立承担民事责任的能力；
2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；
3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；
4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；
5.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；
6.法律、行政法规规定的其他条件。
二、 具备相应的服务能力。
三、无以下不良信用记录情形：
1.供应商被人民法院列入失信被执行人的；
2.供应商其法定代表人被人民检察院列入行贿犯罪档案的；
3.供应商被工商行政管理部门列入企业经营异常名录的；
4.供应商被税务部门列入重大税收违法案件当事人名单的；
5.供应商被政府采购监管部门列入政府采购严重违法失信行为记录名单的。
供应商 （全称+盖章）
年 月 日
附件2：
安徽卫生健康职业学院2020-2025年招标采购档案资料整理及数字化加工项目报价函
注：表中报价即为最终报价,作为评审及成交依据。任何有选择或有条件的最终响应报价，或者表中某一包填写多个报价，均为无效报价。
供应商名称（公章）：
年 月 日
当前位置：