安徽卫生健康职业学院学籍档案整理及数字化加工项目询价通知书

现对学院学籍档案整理及数字化加工项目进行询价采购，欢迎符合资格条件的供应商作出响应报价，将有关事项说明如下：

一、项目情况

1、根据国家档案相关规定及行业标准，对学院学籍档案进行规范化整理和扫描，并将著录条目及数字化加工的全文成果挂接到现有的档案管理软件中，实现快速无误检索。扫描页均按A4幅面计算，大于A4幅面的以A3=2张A4、A2=2张A3并以此类推。

2、预算控制价：20000元

二、施工及其他要求

(一)项目总体要求

1.项目服务均需在招标方提供的规定操作间内进行。

2.扫描过程中不得对档案原件造成损伤，不得有缺页、漏页。

3.保证档案扫描图像信息与原件内容完全一致，图像清晰、端正、整洁、完整，有规范文件名。

4.所有档案拆开扫描后必须恢复原状。

5.扫描需按招标方要求顺序进行，不得挑内容加工。

6.扫描文件在招标方所使用的综合档案网络管理系统中实现完全正确挂接并达到准确检索和显示。

7.技术标准应符合国家标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31—2005)；且需要对扫描结果进行OCR识别，生成双层pdf格式，以便实现全文检索。

（二）工作流程及具体操作要求

1.档案交接

根据招标方提供的档案清单或直接提供的卷宗材料获取相应案卷，中标单位不得对卷宗材料的选择上提出异议；中标单位逐卷清点核对完毕双方在《档案移交清单》上登记、签字；中标单位负责整个项目档案的取卷、保管、退还工作，如发生任何档案遗失问题由中标单位承担全部法律及经济责任。

2.档案整理

（1）对提供的档案，整理时对档案以卷为单位进行分拆，去除金属装订物，拆解成以件为单位的档案。

（2）对提供的档案，拆分档案时需考虑到纸张易折、易碎等原因，小心轻拿轻放，在拆分档案有可能损坏原件时，不可强拆档案；对于严重破损的档案，先进行修复处理；拆开的档案不得出现任何漏缺页及顺序差错。

（3）对提供的档案，对照目录逐页检查档案原件，同时检查档案纸质目录和档案文件之间的顺序，对拆解前次序颠倒的页面，拆解后要予以更正。

（4）对提供的档案，中标单位须核实卷内页码顺序；卷内文件按次序从1开始连续编号，不得有重号、跳号，空白的页面不编页号；每张大幅面图纸视为一页文件编制页号。

3.档案扫描

（1）扫描档案的总体要求：每张图片应在200%的查看比例下，字迹、边框清晰，图片顺序与案卷的页码号一致。

（2）扫描参数：普通文本按≥300dpiRGB真彩色扫描，每个文件合成一个PDF文档；印刷体文书档案要求制作成双层PDF文件；照片扫描像素为600dpi以上，图形图像的存储格式为JPG，最后合成PDF；PDF格式的文件内部顺序应与相应的案卷页码顺序保持一致，并通过添加水印软件，以件为单位，添加单位档案专用水印。

（3）图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度；图像偏斜度不超过0.5度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

（4）图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理；处理过程中应遵循保持档案原貌的原则，并应对图像进行裁边处理，去除多余白边。

（5）字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。

（6）图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。

（7）图像拼接处信息要完整，不能缺少信息。

（8）应做好档案数字化加工过程数据的日常备份与汇总。

（9）输入与上传：将当天生成的PDF文件于次日上传至招标方所使用的“南大之星”档案管理系统中，并进行内部质检，正确率要求100%。

（10）文件以档案编号进行命名，按目录号/案卷号/档号进行存储，与目录进行挂接。

4. 图像数据质检

（1）须对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。

（2）对于不符合质量要求的图像，须重新进行图像的处理。

（3）须对已扫描文件及时检查，发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像；发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整；大幅面分区扫描后的图像拼接处理后出现不清晰、倾斜、变形等问题，应及时进行处理。

（4）对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜（倾斜度不大于千分之一）为准。

5. 数据系统挂接

（1）将合格后的档案扫描图像文件对照档案系统中的目录数据，通过人工手动或者批量方式，逐份放置到招标方指定的电子档案管理系统中。

（2）扫描文件以“件”为单位（根据档案管理要求而定）进行存储，案卷目录应对应到相应图像文件所在的文件夹，卷内目录应对应到相应页数的图像文件。

（3）为确保数据挂接的正确性，应确保档案目录数据与档案扫描图像的一一对应，确保图像成果能与招标方所使用的“南大之星”档案管理系统批量挂接，并能有效、准确的检索和显示，确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100％挂接完整、正确、有效。

（4）如系统中无相应案卷或文件级目录，应当将生成的PDF文件刻录光盘及移动硬盘，待招标方将档案目录录入后，完成上传至档案管理软件系统的相关工作。

6.档案装订或还原及归还

（1）对完成数据系统挂接的案件，在系统中打印一份卷内文件目录，放入相对应的档案卷盒内以备装订。

（2）实体档案装订前要认真检查档案数量是否齐全，档案目录是否完整，装订边是否压字，卷内文件的各种编号与档案封面和目录各项是否相符，文件排列顺序是否正确。出现装订边压字的情况，需张贴装订边后方可装订。

（3）坚持尽可能保持档案原貌的原则，装订时尽可能按原孔装订，对装订位置不足的页面，须进行加边处理。对破损的档案要修复。装订要结实、齐整(左边、下边对齐)，不掉页，不倒页，不压字，不损坏文件，不妨碍阅读。

（4）档案装订必须采用专业装订线进行装订，原档案以卷方式装订管理的，采用白线三孔一线装订。原档案以件方式管理装订的，采用原有装订方式每件装订。

（5）档案归还途中不得人档分离，档案不得受潮、受污、受损、丢失。

（6）还卷人和招标方工作人员共同对拟归还的档案逐卷或逐件清点。清点无误后，双方在《档案移交清单》上登记、签字。

7.数据备份

经验收合格的档案数字化成果应进行完整备份。为保证数据安全，除在线备份外必须进行离线备份，相同内容的离线备份介质应复制至少两套（光盘一套，移动硬盘一套）移交招标方。离线备份介质应妥善保存并定期检查能否被正确读取，不宜直接提供利用。数据备份应包括：已数字化档案的案卷号及图像清单（Excel格式)；档案扫描图像文件和案卷目录(含卷内目录)数据。

8.项目验收

（1）成品要求：数据能与招标方现有档案管理软件进行无缝挂接。只有满足要求，挂接在系统中正确使用的档案才认定为成品。成品图片添加水印并转成双层PDF格式。

（2）验收要求：招标方对中标方质检后的资源进行抽检，采用两次抽检的方式。第一次抽检10%的案卷，差错率低于0.5%为合格。若第一次抽检不合格，中标方返工后，招标方进行第二次抽检，抽检20%的案卷，差错率低于0.4%为合格。若仍不合格，则继续返工，并且招标方对所提交批次的案卷全部检查，差错率低于0.3%判为合格。若同一批次的案卷返工3次，招标方有权终止合同，投标方以加工成果作为招标方损失补偿，招标方不支付之前产生的任何费用。

（三）保密安全要求

1.中标单位必须严格按照国家档案局办公室发布的《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）文件，对档案加工工作进行严格保密。

2. 中标单位需提供保证档案实体和档案信息安全的具体措施和承诺，按要求与招标方签订《安全保密协议》。

3.中标单位参与本项目的所有工作人员必须通过招标方的审核，应将现场服务员工名单及身份证、证明复印件交招标方备案。

4.中标单位参与本项目的工作人员必须接受招标方组织的档案保密安全教育，并自觉学习保密知识，严格遵守《档案法》、《保密法》及其他有关法规，严防泄密现象发生。

5.中标单位按照招标方要求，对加工现场进行封闭式管理，接受招标方监督。

6.中标单位工作人员未经招标方同意，不得将移动存储介质(包括U盘、移动硬盘)、照相机、刻录光盘、手机及其他与工作无关的物品带入加工现场。

7.未经招标方批准，中标单位不得以任何形式复制离线的档案图像和档案目录数据。

8.档案数字化加工场所计算机应对输出接口做屏蔽处理防止数据外拷，计算机局域网与互联网等外网物理隔离，加工数据由专人负责管理，未经授权无权访问。

9.数字化处理工作室内的废纸必须集中放置，中标单位每周清理废纸不能超过一次，清理时要有招标方人员监督，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作室。

10.档案数字化任务完成时，保密行政管理部门必须检查公司所用设备是否有信息留存，凡有信息留存的，必须清除信息并作安全技术处理。

11.泄露档案所涉及的国家秘密，按国家有关规定处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。

（四）售后维保

1.中标单位对于加工的产品出现数字化图片的遗漏或与要求不符，要及时的检查纠正并补齐，对于移交后的数字化图像，若出现遗漏，所提交的光盘必须重刻，内部的文件排序必须按照原始纸质图纸文件的次序排放。

2.中标单位加工对于加工中所产生的错误或与要求不符，所产生的费用由加工方负责。加工方对于移交后的光盘的服务响应时间为1个工作日内到达现场，并及时的纠正和修改，修改后产品的提交期限不超过一周。

（五）其它需要说明的事项

1.档案数字化加工要求在招标方相应场地内进行，招标方辅助提供场地（含桌椅）、需数字化处理的档案资料、水电等能源设施。中标单位采取驻点服务的方式开展项目。如有特殊原因，双方可协商。

2.中标单位提供数字化加工所需的全部设备（包括电脑、打印机、扫描仪和耗材等）及数字化加工软件（必须为正版软件），不得将设备挪作他用或随意把不属本项目的资料带进工作场所进行操作。投标方按招标方的保密、安全要求进行设备处理及对场地提供监控器设置的建议方案，以及数字化加工过程中的软硬件及网络的维护工作，遵守档案室相关的管理规章，并自行负责所有设备、人员的管理工作。数字化加工场地禁止连接外网。

3.中标单位在本项目中投入的设备、人员必须满足项目实施质量、工期及保密要求，有固定项目负责人，中途不得随意更换工作人员（特殊情况除外），不可因为抢工期等原因而私自增加或减少人员，若项目负责人未到现场，项目组其他人员不得私自开工，扫描人员要严格遵守招标方的保密、安全各项要求。中标单位在本项目中所投入的人员及人员的食宿均由中标单位提供。

4.项目清单及要求中所指出服务的标准、技术方案的参数资料仅起说明作用，并非进行限制。中标单位可提出替代标准，但该替代应相当于或优于项目标准和技术要求中要求的规定，以使招标方满意。

5.企业响应招标，应提供合理的数字化加工流程、人员配备、管理制度和设备配置方案，以及数字化成果正确挂接档案软件完整的技术方案。

三、供应商资格条件

1.符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定；

2.本项目不接受联合体投标；

3.具备相应的资质和能力。

4.供应商存在以下不良信用记录情形之一的，不得推荐为成交候选供应商，不得确定为成交供应商：

（1）供应商被人民法院列入失信被执行人的；

（2）供应商或其法定代表人或拟派项目经理（项目负责人）被人民检察院列入行贿犯罪档案的；

（3）供应商被工商行政管理部门列入企业经营异常名录的；

（4）供应商被税务部门列入重大税收违法案件当事人名单的；

（5）供应商被政府采购监管部门列入政府采购严重违法失信行为记录名单的。

四、投标保证金

1、本项目需缴纳保证金人民币（缴纳一次）：2000元

2、投标保证金只接受电汇、转账方式（转入账户与投标人名称一致），其它方式无效；电汇或转账必须确保在投标截止日期前到账。

3、投标保证金账户：

开户行：池州工行百荷支行

收款人：安徽卫生健康职业学院

账 号：1316 0831 0920 0004 174

备注：档案

五、报价要求

（一）本项目投标前需提供报名材料：投标人请于2021年6月25日10点前将营业执照扫描件或照片、联系人名称、联系方式、保证金缴纳证明等发至以下邮箱：914198117@qq.com或现场送至图书馆217室。

（二）本项目感兴趣的供应商，请在本询价函规定的截止时间之前，向安徽卫生健康职业学院做出一次性书面报价。本次询价只允许有一个报价，多报价的将不被接受。报价函及相关文件加盖单位公章密封后递交本单位，逾期送达的恕不接受。若为法定代表人现场递交报价函等相关材料，须向招标工作人员出示营业执照复印件（或扫描件）和身份证原件；若由委托代理人现场递交报价函等相关材料，须向招标工作人员出示针对本次项目的授权委托书原件及身份证原件。

（三）供应商提供如下材料装订成册（目录自拟，所有材料均需加盖供应商公章）

1.营业执照等资质证明材料扫描件或复印件；

2.投标单位法定代表人身份证复印件，如为委托代理人参与投标的还需提供法定代表人针对本项目的授权委托书（原件）和被授权人身份证复印件；

3.保证金缴纳证明；

4.报价函（见附件）等

（四）报价函等材料密封包装，密封处加盖骑缝章（封袋应写明项目名称、供应商名称、联系人名称、联系方式、报价日期，一式两份），否则不予接受。

六、报价函递交截止时间和地点

1、递交截止时间：2021年6月25日15时00分止。

2、地址：安徽卫生健康职业学院招标办，池州市教育园区学院路9号。(可顺丰邮寄，以实际收到时间为准)

3、未密封、逾期送达或者未送达指定地点的，不予接受。

七、开标时间及地点

1、开标时间：2021年6月25日15时00分（同报价函递交截止时间）

2、开标地点：安徽卫生健康职业学院校内图书馆楼

八、询价程序及成交原则

由询价小组对所有按规定递交的报价函进行拆封、评审，并根据质量和服务均能满足询价函规定的实质性要求且报价最低的原则确定成交服务商，该服务商的报价即为成交的合同价。报价相同的，通过现场抽签确定成交服务商。

九、招标部门联系方式

联系电话：葛老师：0566—3388300

十、投标监管部门

安徽卫生健康职业学院监察审计处，电话：0566-3388858

十一、其他事项

为配合学校共同做好疫情防控工作，请投标单位前往安徽卫生健康职业学院参与投标时佩戴口罩并配合学校做好入校登记及检查工作。请各投标单位从在进入校门时凭投标文件、当日安康码完整截图以及本人身份证原件，并进行体温测量后进入学校。安康码非绿色、体温高于37.3°C或14天内前往过高中风险地区的投标人禁止入校，请各投标单位提前安排合规人员入校。

安徽卫生健康职业学院

2021年6月21日

 

 

 

附件：                 报价函

 

 

公司名称
报价	大写： 小写：            元
保证金缴纳情况
服务承诺

 

报价单位：（公章）

法人（或授权委托人）签字：

     年    月

 

备注：

1、此表用于开标会唱标之用。

2、该报价包含人工、设备、制作等各种成本。

3、表中最终投标报价即为优惠后报价，并作为评审及定标依据。任何有选择或有条件的最终投标报价，或者填写多个报价，均为无效报价。